上司への報告で緊張しない為の5つの方法!

上司との関係

上司への報告に緊張しない為の5つの方法

上司への報告で緊張しない為の3つのポイント

1.腹式呼吸で緊張しない体の状態を作る

腹式呼吸をご存じだろうか?緊張状態では肩で息をするようになり、呼吸が浅くなるが、腹式呼吸という、みぞおちから下のお腹を膨らませるようにして息をする事で、リラックス時に有意になる「副交感神経」が活性化され、体がリラックスした状態になるのだ。体の筋肉の弛緩効果もあり、これにより声帯もリラックスし、呼吸も深くなるので息をしっかりと吸えて、発声しやすくなる。まずここで「声をしっかり出せる」状態をつくっておこう。

2.上司が怖いという先入観を捨てる

何度も報告の際に怒られたり失敗したりを繰り返すと、「報告=怒られる」というイメージが自身の中で完成してしまう。実際振り返ってみると、報告する事が怖い・億劫と感じている人が多いのではないだろうか?これは過去の経験からの「先入観」なので、報告=怒られるというイメージは一旦忘れてみよう。「上司と会話する」程度に考えると少し肩の荷が下りるはずだ。

3.上司への報告は手短に、1分以内で終わらせる。

報告時に上司がイライラする理由として、言い訳をしたいがために、理由から話してしまう事が揚げられる。上司は部下が思っているより忙しいので、先程のストーリーの様に先に言い訳を言いたい気持ちは分かるのだが、逆に無効に長々と話しをしてしまう事でイライラさせる時間を与えてしまっているのだ。プロセスから話してしまうと、結論にたどり着くまでに突っ込みどころが発生し、結論を聞く前に上司の怒りが爆発してしまうケースが多い。ここはまず、サラリーマンの定石フレーズである「結果から申し上げますと」を必ず使うようにしよう!

確かに・・・怒られるのが怖くて理由から話していたかも。
上手く報告できる方法おしえて!

上司への報告で怒られない為の話し方

上司への報告は理由からではなく、結論から先に言う。

上記3で説明したように「結論から申し上げますと」を使えば報告は簡潔ですぐに終えられる可能性が高い。理由から報告した場合と、結論から説明した場合のストーリーを比較してみよう。
A)報告を「理由(言い訳)」から話した場合

「B社の営業の報告ですが、B社の担当窓口の清水さんとは人間関係も良好で、いつも懇意にしてもらっているので、以前から新商品の事は話題に出していたんです。今回は1か月前くらいには清水さんにそれとなく話をして布石を打っておいたのて、清水さんもぜひ取り入れたいというお話もしてくれていたのですが、実は私が新商品の資料を持って営業に行く直前に、清水さんの上席の人が同じ様な製品を導入してしまったみたいなんです!」

これでは上司の時間を多く奪うばかりか、言い訳ばかり並べられて結論までの時間を要してしまい、上司がイライラするのは目に見えています。
B)報告を「結論」から話した場合

「課長、B社への営業報告させて頂きます。結論から申し上げますと採用頂けませんでした。理由としましては、当社提案の前にタッチの差で既に同じ製品を導入済みだった事です。」

A)と比べて簡潔に述べられていますね。当然上司からプロセスについての質問が入るかもしれませんが、もし忙しければ「そうか、仕方ないな。了解」で終わる可能性もあります。報告で緊張する時間も少なくて済みますし、余計な事(言い訳)をしゃべって墓穴を掘る事も少なくなりますので圧倒的に上司への報告は「結論+簡潔な理由」で述べる事が必勝法なのです。

上司への報告は「結論+簡潔理由+反省と方策」で怒られない

さらに、結論+完結理由に加え、「反省と方策」を付け足すことが出来れば怒られない!

経験上、確かに結論+理由だけで乗り切れる時もありますが、あなたがの年次が比較的若手の場合、上司は「今回の事で何を学んで次に何を活かすのか」を確認したいはずである。要は「同じ失敗はするな」と言いたいのだ。そこで、もう一歩踏み込んだ報告の仕方としては、結論+理由に加え反省点と方策を述べる事。

B)の例で考えると

「課長、B社への営業報告させて頂きます。結論から申し上げますと採用頂けませんでした。理由としましては、当社提案の前にタッチの差で既に同じ製品を導入済みだった事です。」

「今回の敗因は事前に他社で同じような製品を導入しているかヒアリング出来ていなかった事です。今後は必ずヒアリングを注意深く行っていきます。申し訳ありません。」

このように、「反省点と今後の方策」を述べる事で、しっかりと今回の事で学びがあった。次回から活かしていける。という上司が安心できるポイントを自ら発信し、上司からの突っ込みを最小限に食い止める事ができます。

 

いかがでしたでしょうか。私も若手の時は良く理由から報告をして、上司をイライラさせていました。ある時先輩から結論から話せ!と突っ込まれた事で、報告の時に言い訳ばかりしていた事に気が付きました。怒られたくないという気持ちから言い訳を言っていたのです。しかし、上司が知りたいのは「結果」と「今後の対策」であり、しっかりと自分の中で失敗を消化して、「同じ失敗をしない為にどうしていくか」を考えているかを述べるべきです。

 

おしごとは毎日の事。少しでもみなさんの悩み解決につながると幸いです。

ー神谷 元気ー

コメント